Privacyverklaring
Oikoi is een besloten plek waar je foto’s en herinneringen deelt met mensen die je kent. Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, en welke rechten je hebt. We schrijven haar zo dat je haar kunt lezen zonder jurist.
1. Wie is verantwoordelijk
[Naam onderneming], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer], gevestigd te [Adres, postcode en plaats] (hierna: “wij” of “Oikoi”), is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Vragen over privacy: privacy@oikoi.nl.
2. Uitgangspunten
- Niets is publiek. Er is geen openbaar profiel, geen zoekfunctie op naam en geen deelbare link die zonder account werkt.
- Geen aanbevelingsalgoritme, geen advertenties, geen profilering. We tonen berichten strikt chronologisch en verkopen of delen geen gegevens voor marketing.
- Zo min mogelijk, zo kort mogelijk. We verzamelen alleen wat nodig is om de dienst te laten werken en bewaren metadata kort.
- Europees. Opslag en verwerking vinden plaats binnen de Europese Economische Ruimte bij Europese leveranciers.
3. Welke gegevens we verwerken en waarom
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, wachtwoord (gehasht), taalvoorkeur | Je account en inloggen | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang je account bestaat |
| Optioneel: avatar, omslagfoto, korte beschrijving, woonplaats, verjaardag (zonder jaartal getoond) | Je profiel, alleen zichtbaar voor je eerstegraads verbindingen | Uitvoering van de overeenkomst; jij kiest wat je invult | Tot je het verwijdert of je account sluit |
| Gehashte versie van je e-mailadres en, als je dat instelt, je telefoonnummer | Zodat mensen die je adres of nummer al hebben je kunnen vinden. We bewaren het nummer zelf niet en bevestigen nooit of iemand een account heeft. | Gerechtvaardigd belang (vindbaarheid zonder ledenlijst); telefoonnummer alleen met jouw handeling | Zolang je account bestaat; telefoonhash tot je hem verwijdert |
| Verbindingen, uitnodigingen en verbindingsverzoeken | Bepalen wie wat mag zien | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang de verbinding bestaat; geweigerde verzoeken blijven geregistreerd zodat ze niet herhaald kunnen worden |
| Foto’s, teksten en reacties | De kern van de dienst | Uitvoering van de overeenkomst | Tot jij ze verwijdert of je account sluit |
| Opnamedatum uit fotometadata (EXIF) | Later: ordening van je archief | Uitvoering van de overeenkomst | Met de foto. Alle overige metadata, waaronder GPS-locatie en camera-informatie, wordt bij het uploaden verwijderd en nooit opgeslagen. |
| Betaalgegevens (bij een opslagbundel): klant- en mandaatreferentie bij Mollie, factuurgegevens | Betaling en facturatie | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke bewaarplicht | Facturen 7 jaar (fiscale bewaarplicht); het bankrekeningnummer zien wij niet |
| Sessie- en beveiligingsgegevens: sessie-id, IP-adres, browsertype | Inloggen, misbruik en inbraak tegengaan | Gerechtvaardigd belang (beveiliging) | Sessies 2 uur inactiviteit; serverlogboeken maximaal 7 dagen |
| E-mailverkeer (uitnodigingen, wachtwoordreset, export gereed) | Noodzakelijke berichten over je account | Uitvoering van de overeenkomst | Bij de mailprovider kortstondig voor aflevering |
We sturen geen nieuwsbrieven, pushberichten of herinneringen om terug te komen. Je kunt desgewenst zelf een periodiek overzicht aanzetten.
4. Wat we uitdrukkelijk niet doen
- Geen gezichtsherkenning of andere biometrische verwerking.
- Geen inhoudsanalyse van foto’s of teksten voor profilering of advertenties.
- Geen externe analytics, trackingpixels, sessieopnames of fingerprinting. We tellen gebeurtenissen (aantal uploads per dag) zonder die aan personen te koppelen.
- Geen koppeling van personen over kringen heen; een naam in jouw beschrijving is van jou, niet van een register.
- Geen doorgifte buiten de EER en geen Amerikaanse (sub)verwerkers.
5. Wie je gegevens ziet
Dat bepaal jij. Je foto’s en teksten zijn zichtbaar voor je eerstegraads verbindingen (je “kring”). Kies je bij een bericht voor bereik “uitgebreid”, dan kan bij kringen van contacten die als brug dienen een verwijzing verschijnen: alleen je naam en avatar, nooit de inhoud. Wie die inhoud wil zien, moet een verbinding aanvragen die jij kunt weigeren. Reacties onder een bericht zijn zichtbaar voor de kring van de eigenaar van dat bericht; dat staat vermeld op het moment dat je reageert.
Medewerkers van Oikoi bekijken je inhoud niet, tenzij dat strikt nodig is om een storing te verhelpen of een melding van onrechtmatige inhoud te beoordelen, en dan alleen voor zover nodig.
6. Verwerkers
We schakelen uitsluitend Europese partijen in, met een verwerkersovereenkomst. Nieuwe verwerkers buiten de EER zijn contractueel uitgesloten.
- TransIP B.V., Leiden (Nederland) — hosting, opslag en back-ups
- TransIP B.V. (e-mailverzending via smtp.transip.email)
- Mollie B.V., Amsterdam (betalingen) — alleen als je een opslagbundel afneemt
Deze lijst houden we actueel op deze pagina.
7. Beveiliging
Verbindingen zijn altijd versleuteld (TLS). Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen; tweestapsverificatie is beschikbaar. Foto’s staan nooit op een openbare locatie en worden pas uitgeleverd nadat is gecontroleerd dat je ze mag zien. Bestanden krijgen betekenisloze namen. We maken dagelijks back-ups. Bij een datalek dat een risico voor je vormt, informeren we jou en, waar vereist, de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur.
8. Kinderen
Een account is bedoeld voor personen van 16 jaar en ouder. Foto’s van kinderen worden geplaatst door volwassenen uit hun eigen kring, onder hun verantwoordelijkheid. Een kind of diens ouder kan ons altijd vragen een foto te laten verwijderen; zie artikel 10.
9. Als je vertrekt
Exporteren kan altijd: je originele foto’s, teksten en eigen reacties als ZIP-bestand, zonder database-codes. Stoppen met plaatsen vraagt geen actie; wat je deelde blijft staan bij wie het al kon zien. Verwijderen van je account is een aparte, bewuste handeling: dan verdwijnen je foto’s, teksten en reacties overal, ook bij de mensen die ze zagen, en worden back-ups binnen 30 dagen overschreven.
10. Je rechten
Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Veel daarvan kun je zelf in de app: gegevens aanpassen, exporteren en je account verwijderen. Voor het overige mail je privacy@oikoi.nl; we reageren binnen een maand. Sta je zelf op een foto van iemand anders en wil je die weg hebben, dan kun je dat eveneens bij ons melden; zie ook de voorwaarden. Je kunt altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Continuïteit en overname
Een familiearchief is langlopend. Daarom beloven we in onze voorwaarden — niet alleen hier — dat we bij beëindiging van de dienst minimaal 90 dagen vooraf aankondigen en iedereen een volledige export bieden, en dat je gegevens bij een eigendomswijziging niet overgaan naar een partij buiten de EU zonder jouw hernieuwde, individuele toestemming.
12. Wijzigingen
Wijzigen we deze verklaring inhoudelijk, dan melden we dat in de app minimaal 30 dagen vooraf. De datum bovenaan geeft de geldende versie aan.